一、誰每天真的會使用？
先找出實際執行流程的人，而不只訪談主管。了解他在什麼時間收到資料、如何判斷、哪一步最容易重做，以及發生問題時會找誰。
先觀察，再設計
一段真實操作錄影、一份實際檔案與三個常見錯誤，通常比一份抽象需求書更有用。
二、資料目前在哪裡，格式穩不穩定？
Excel、PDF、Email、表單與舊系統可能同時存在。應確認欄位名稱、檔案版本、編碼、缺漏值與來源責任。如果輸入格式每天都變，程式只會把混亂加速。
不一定要先換掉 Excel。先統一欄位、命名與交付規則，常常就能降低大部分錯誤。
三、正常流程之外，有哪些一定要保留人工判斷的例外？
真正影響成本的通常不是正常資料，而是少數但重要的例外。把例外分成可自動判斷、需要提示與必須人工確認三類，系統才不會在不確定時做錯決定。
四、改善後，要用什麼證據判斷有效？
處理時間
比較同一批資料前後的完成時間。
錯誤與重工
記錄漏項、格式錯誤與重新處理次數。
可追蹤性
能否查到資料來源、規則版本與處理結果。
接手難度
新人是否能依文件與提示完成主要流程。
五、上線後由誰維護？
流程負責人應能管理範本、規則與例外回報；技術維運則需要版本、日誌、備份與更新方式。沒有人負責的自動化，很快就會變成下一個手工作業。